Dưới đây là qui trình và thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô (hay còn gọi là thu hồi đăng ký, biển số) tại Việt Nam năm 2025 — bạn cần lưu ý tỉnh/thành bạn làm thủ tục có thể có chút khác biệt. (LuatVietnam)

1. Khi nào phải thực hiện rút hồ sơ gốc

Bạn chỉ cần làm thủ tục rút hồ sơ gốc trong các trường hợp chủ xe muốn chuyển nhượng xe ô tô hoặc “di chuyển nguyên chủ” từ tỉnh/thành phố này sang tỉnh/thành khác. (LuatVietnam)
Nếu chuyển trong cùng tỉnh/thành (không đổi chủ sang tỉnh khác) thì thường không cần rút hồ sơ gốc. (giaytoxe.vn)

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ chính như sau:

• Giấy khai thu hồi đăng ký xe ô tô và biển số xe (mẫu theo quy định). (LuatVietnam)

• Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô bản gốc. (Bảo hiểm Tasco)

• Biển số xe (cả biển trước và sau) nếu yêu cầu nộp lại. (giaytoxe.vn)

• Bản chà số khung, số máy xe (2 bản) đính kèm. (Mẫu website công ty)

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/ chuyển nhượng: hợp đồng mua bán, tặng cho, ủy quyền,… (đối với trường hợp chuyển từ cá nhân sang cá nhân, cá nhân sang tổ chức, hoặc doanh nghiệp). (Dịch Vụ Giấy Tờ Xe)

• Chứng minh nhân dân/CCCD và sổ hộ khẩu (hoặc giấy tờ tương đương) của người bán và người mua (đối với cá nhân). (Carpla)

• Nếu chủ xe là doanh nghiệp: thêm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn VAT, quyết định bán xe/điều chuyển xe nếu có. (Dịch Vụ Giấy Tờ Xe)

3. Quy trình thực hiện

1. Ký hợp đồng chuyển nhượng: Người bán và người mua ký hợp đồng mua bán (hoặc tặng cho) xe, có công chứng/chứng thực nếu cần. (LuatVietnam)

2. Nộp hồ sơ rút: Bên bán hoặc bên mua mang hồ sơ đến cơ quan đăng ký xe nơi xe đã đăng ký trước đó (Phòng CSGT Công an cấp huyện/quận nơi đăng ký) để nộp: tờ khai thu hồi đăng ký, giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số, bản chà số khung/số máy, hợp đồng chuyển nhượng… (Mẫu website công ty)

3. Kiểm tra hồ sơ và cấp “Chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số”: Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp chứng nhận thu hồi đăng ký xe và biển số. (LuatVietnam)

4. Người mua nộp lệ phí trước bạ: Sau khi thu hồi đăng ký, người mua thực hiện việc nộp lệ phí trước bạ tại chi cục thuế nơi đăng ký thường trú. (Mẫu website công ty)

5. Đăng ký sang tên tại nơi mới: Sau khi có chứng nhận thu hồi và nộp lệ phí trước bạ, người mua tới cơ quan đăng ký xe nơi mình cư trú để đăng ký, cấp biển số mới nếu chuyển tỉnh. (LuatVietnam)

4. Thời gian và lệ phí

• Thời gian giải quyết: không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. (toyotanamdinh.com.vn) Nếu làm khai và nộp hồ sơ trực tuyến thì có thể trả kết quả trong 08 giờ làm việc. (LuatVietnam)

• Lệ phí rút hồ sơ gốc: Theo các quy định mới thì miễn phí thủ tục rút hồ sơ gốc. (LuatVietnam)

• Tuy nhiên, người mua vẫn phải nộp lệ phí trước bạ và các khoản lệ phí đăng ký sang tên, biển số nếu có. (Mẫu website công ty)

5. Lưu ý khi thực hiện

• Hãy kiểm tra xem xe có đang tranh chấp, bị thu giữ, truy cứu trách nhiệm hình sự hay đang thế chấp ngân hàng không — vì sẽ không được chuyển quyền hoặc rút hồ sơ gốc nếu có vấn đề. (giaytoxe.vn)

• Nếu xe mất đăng ký gốc hoặc mất biển số, cần ghi rõ lý do trong tờ khai thu hồi và thực hiện xác minh theo quy định. (Mẫu website công ty)

• Khi chuyển từ tỉnh này sang tỉnh khác: lưu ý biển số sẽ phải đổi theo nơi đăng ký mới. (toyotanamdinh.com.vn)

• Nên chuẩn bị sẵn các bản chà số khung, số máy và không mang xe đến nơi đăng ký nếu chỉ làm thủ tục giấy tờ — thông thường không yêu cầu xe ô tô phải đưa đến trừ trường hợp kiểm định thêm. (giaytoxe.vn)

Nếu bạn muốn, tôi có thể tìm mẫu tờ khai thu hồi đăng ký, biển số xe ô tô (theo mẫu năm 2025) và liệt kê riêng thủ tục dành cho xe đứng tên doanh nghiệp (vì bạn nói công ty) — bạn muốn tôi tìm không?